Viện Nghiên cứu Hán Nôm cho biết, đơn vị này được giao bảo quản các tài liệu Hán Nôm gồm gần 35.000 cuốn nhận định kèo nhà cái và gần 60.000 thác bản văn bia đã có biên mục; đồng thời có nhiệm vụ mở cửa thư viện để các tổ chức, nhà nghiên cứu và các cá nhân trong và ngoài nước quan tâm đến văn bản cổ của dân tộc có cơ hội tiếp cận tài liệu. Tuy nhiên, theo quy định tại đơn vị, nhằm mục tiêu bảo quản các tài liệu quý hiếm, tài liệu gốc đều được lưu tại Phòng Bảo quản. Viện tổ chức phục vụ bạn đọc nghiên cứu chủ yếu thông qua bản photocopy. Bạn đọc muốn tiếp cận tài liệu gốc cần có phê duyệt bằng văn bản của lãnh đạo viện.

Liên quan tới thông tin nhận định kèo nhà cái bị thất thoát, Việnthông tin, khoảng tháng 3, tháng 4/2020, cán bộ quản lý kho nhận định kèo nhà cái phát hiện có dấu hiệu không tìm thấy một số cuốn nhận định kèo nhà cái ở vị trí quy định trên giá. Thời điểm phát hiện đang trong giai đoạn dịch Covid-19 diễn biến phức tạp. Tuy nhiên, ngay sau khi nhận được thông tin, lãnh đạo viện đã làm việc với người quản lý kho nhận định kèo nhà cái để chấn chỉnh, dự kiến các giải pháp điều chỉnh quy trình quản lý nhận định kèo nhà cái tránh thất thoát; đồng thời lên kế hoạch tổng kiểm kê nhằm tìm kiếm các cuốn nhận định kèo nhà cái bị lạc và đối soát tất cả các văn bản khác đang lưu trữ tại viện.

Đến tháng 4/2022, sau khi có thể khôi phục điều kiện làm việc bình thường, viện đã cho tổng kiểm kê toàn bộ kho nhận định kèo nhà cái Hán Nôm. Đây là lần tổng kiểm kê đầu tiên trong hơn 10 năm qua. Thông qua 3 tháng rà soát, phát hiện không thấy trên giá 29 quyển (tập nhận định kèo nhà cái đóng rời), trong đó có 13 quyển thuộc kho A và kho V, 16 quyển thuộc kho ST. Về thác bản văn bia: thiếu 6 thác bản. Số nhận định kèo nhà cái ít nhiều bị xuống cấp, hư hại vật lý (theo tình trạng tự nhiên của bảo quản) là khoảng 4.000 quyển (hơn 10% số nhận định kèo nhà cái gốc), có thể bị rách một vài trang, bị hỏng bìa chưa tu bổ, hoặc bị mủn, mối mọt một vài trang hoặc toàn quyển; nhóm này cần thực hiện tu bổ sớm để bảo quản lâu dài.

Sau khi sự việc được phát hiện, viện tiếp tục cho rà soát, tìm thêm được 4 quyển (do để sai chỗ trên giá). Như vậy, tổng số nhận định kèo nhà cái chưa thấy trên giá (mất, hoặc thất lạc) hiện là 25 quyển. Về thác bản văn bia: tìm được 4 thác bản (để sai chỗ), còn 2 thác bản bị mất nhưng đã có thác bản dự bị đem ra sử dụng.

Tránh nguy cơ tiếp tục thất thoát tài liệu, viện đã tiếp tục cho kiểm kê kho nhận định kèo nhà cái tại thư viện (gồm nhận định kèo nhà cái tiếng Việt và ngoại ngữ, không phải nhận định kèo nhà cái Hán Nôm) để tổng kiểm kê tài liệu... Công việc kiểm kê kho nhận định kèo nhà cái mới tại thư viện dự kiến hoàn thiện trong đầu năm 2023.

Cũng theo Viện, thông tin về việc 25 cuốn nhận định kèo nhà cái bị thất lạc đã được báo lên các cấp để xin ý kiến giải quyết. Công việc rà soát tìm nhận định kèo nhà cái, xác định trách nhiệm của các bên liên quan vẫn đang được tiếp tục. Viện sẽ lập hội đồng riêng để xem xét cụ thể vấn đề này. Sự việc đang được tổ chức giải quyết.

Theo thông tin từ viện, 25 quyển nhận định kèo nhà cái này đã có bản scan màu và/hoặc bản photocopy làm từ trước (tức là nội dung nhận định kèo nhà cái không bị mất), tuy nhiên việc tìm kiếm các cuốn nhận định kèo nhà cái thất lạc vẫn đang được viện đặt lên hàng đầu, bao gồm cả việc rà soát trên giá một lần nữa. Thời điểm nhận định kèo nhà cái bị thất lạc (mất, không thấy trên giá) tạm thời được xác định là khoảng 5 năm gần đây. Viện đã và đang tổ chức rà soát lại để tìm nhận định kèo nhà cái, xác định giá trị nội dung từng nhận định kèo nhà cái (qua các bản scan hoặc photocopy còn lưu), xác định trách nhiệm liên quan.

Trước đó, tối 20/12, ông Nguyễn Xuân Diện - Phó trưởng phòng Phòng Văn bản học, Viện Nghiên cứu Hán Nôm - thông tin sự việc mất nhận định kèo nhà cái trên trang cá nhân khiến đông đảo độc giả, người trong giới quan tâm.

Ông Xuân Diện cho biết trong cuộc họp hội đồng khoa học và các cán bộ chủ chốt hôm 15/7, bộ phận kiểm kê thông báo mất 29 cuốn sách. Ông đề nghị lãnh đạo Viện báo cáo Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam - đơn vị chủ quản, công an và tiếp tục tìm kiếm, rà soát. Sau 21 ngày kiểm tra, phía Viện tìm được bốn cuốn mỏng bị rơi vào khe giá sách, còn thiếu 25 cuốn.

Trong số 25 cuốn nhận định kèo nhà cái bị mất có bốn cuốn Toàn Việt thi lục, thuộc ba bộ khác nhau, do Lê Quý Đôn biên soạn, Việt âm thi tập do nhà sử học Phan Phu Tiên và Thị Ngự sử Chu Xa kế tục biên soạn.